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新常識:お互い最適な契約書保有でええねん。(あんたは「紙」。わては「電子」やねん)

なんで電子契約のクラウドサービスはあんま流行らないのか

自社の契約書管理を電子化したい企業は結構あるんですよ。でも、電子契約のクラウドサービスが爆発的に流行らないのは、理由があります。それは、自社に電子契約のクラウドサービスを導入しても「契約相手方が、紙じゃないとダメというから」なんですわ。自社で、電子と紙と2重管理になるのであれば、紙でえーかー的なあきらめ感。

ほんまは、どこ会社も電子契約にして紙を止めるのがええんやけど、まあ、ちょっと、時間かかりそうやん。その辺は。

新常識:互いの自社の都合で、保管方式を選ぼうではないか(片方は紙、片方は電子でもええやないか)

単純にいうと、「自社は電子保有、相手方は紙保有」と、保有形式はお互いの会社の都合に合わせようよというものです。これは、誰も困りません。お互いの会社の都合により、契約をしてその契約書の保管・保有の方式は、自社の都合により実施するというものです。

具体的なやり方の話をしましょう、通常、契約書の最後には、以下のような文があります。

本契約の成立を証するため、本書2通を作成し、甲乙記名捺印の上、双方が保有する。

これを、ですな、例えば

本契約の成立を証するため、甲は甲乙署名または記名捺印の上保有し、乙は電子署名法に則り電磁的記録の電子データを保有する。

とするわけだ。業務フローを説明すると

1 メールなどでお互いの法務レビューなどをして最終化する(ここのプロセスをサポートするクラウドサービスもあるが、両社の法務が使うのはハードル高いのでここでは割愛する)

2 電子で保有したい会社側(自社)が、最終版となった契約書を自社のクラウドサービスを利用し、相手型にメールする

3 相手方がメールのリンクから契約書を最終確認し、確認しボタンをおす(この場合、相手型がクラウドサービスに契約している必要はない)

2 自社が、契約書を1部、製本捺印し、相手方に送付する。相手方は、それを保管する。

という流れ。あくまでもこれは、相手方が絶対紙じゃないと契約できないと言った場合の話である。もちろん、両社とも電子契約できるのが一番良い。

契約締結後、契約書が必要となる時はいつか?

それは、裁判になった時です。裁判所に提出しなくては行けません。その場合、自社は電子媒体で提出し、相手方は紙の契約書を裁判所に提出します。この時に、同一性の確保されているか、双方が内容の違う契約書を提出する可能性を考えてみて欲しいです。私が同一性などに拘らないのは、企業間の契約において、契約書を捏造するリスクの方が高く、同一性の担保の必要性は低いからです(企業間のサラリーマン同士の話ですよ)。

なんで、電子のがいいのか?

もう、想像通りですが、
製本・捺印・郵送の手間が省ける。
契約書の保管場所の確保の必要がない
契約書を閲覧が電子だと検索できる などなど、いっぱいあります。

まとめ

新常識:契約書の保管方法は、自社都合で決めよう(相手方の保管方法は、尊重しよう。紙で保管したい会社は、相手方から電子メールでの「確認しました」ボタンに付き合ってやって欲しい)

もちろん、お互い電子契約で一発で終わるのが最高であるが。

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